Besondere Bestimmungen in Registersachen

1. Elektronischen Anmeldungen zu den Handels-, Genossenschafts- und Partnerschafts-registern gemäß § 12 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs soll jeweils eine gültige (valide) XML-Datei im Datenaustauschformat XJustiz (ab Version 1.3) nebst Fachmodul X.Justiz.Register (ab Version 1.1) beigefügt werden. Diese Datei soll mindestens die folgenden Angaben enthalten:

  • ​den Nachrichtentypen „HR-Beteiligter“,
  • das gerichtliche Aktenzeichen in der Schreibweise des Registertypen, eines Leerzeichens und der Registernummer, bei Neueingängen die Angabe „RegNEU“ sowie bei bereits angelegten AR-Sachen die Abteilungsnummer, ein Leerzeichen, den Registertypen „AR“, ein Leerzeichen, die laufende Nummer/die Jahreszahl.
  • die schlagwortartige Bezeichnung des Gegenstands der Anmeldung,
  • die aktuell eingetragene Firma bzw. der Name des Rechtsträgers, auf den sich die Anmeldung bezieht, bzw. bei einer Neuanmeldung die beantragte Firma bzw. der beantragte Name,
  • die Bezeichnung der Person des Einreichers der Anmeldung (in der Regel des Notars).

Die festgelegten Datensatzstrukturen sind veröffentlicht unter http://www.xjustiz.de. 

2. Die Signatur soll als gesonderte Datei (detached signature) und nicht als eingebettete Signatur (embedded bzw. inline signature) im elektronischen Dokument übersandt werden.

3. Dokumente sollen einzeln unter Zuordnung ihrer jeweiligen Dokumentenart und nicht in einer einzigen Datei eingereicht werden.
Dies gilt insbesondere für folgende Dokumentarten:

  • Gesellschafterlisten
  • Liste der Aufsichtsratsmitglieder
  • Gesellschaftsvertrag/Satzung/Statut (mit notarieller Übereinstimmungsbescheinigung)
  • Dauervollmachten
  • „Sonstige Dokumente“ bzw. „Dokumente zum internen Gebrauch“:
    • Urkunden aus dem Privatbereich (Erbschein, öffentliches Testament oder Erbvertrag, Heiratsurkunde, Adoptionsurkunde, Bestallungsurkunden usw.)
    • Geschäftsanteilsübertragungsverträge
    • Staatliche Genehmigungen

4. Einer Nachricht dürfen nicht mehr als 100 Dateien beigefügt werden, deren Gesamtvolumen 30 Megabyte nicht überschreiten darf.

5. Für das Scannen von Dokumenten wird eine Auflösung von 300 dpi im Format TIFF mit der Komprimierung CCITT Group 4 FAX empfohlen.