Elektronischer Rechtsverkehr

Der elektronische Zugang zu allen hessischen Gerichten und Staatsanwaltschaften ist eröffnet. Damit können elektronische Dokumente rechtswirksam eingereicht werden.

Zum 1. Januar 2018 wurde der in Hessen bereits seit 2007 eröffnete elektronische Rechtsverkehr deutschlandweit möglich.

In den Verfahren der Zivil-, der Verwaltungs-, der Arbeits-, der Finanz- und der Sozialgerichtsbarkeit sowie im Bereich der freiwilligen Gerichtsbarkeit und des Strafrechts können elektronische Dokumente eingereicht werden. Elektronische Dokumente können auch in Beschwerdeverfahren nach der Grundbuchordnung eingereicht werden.

In Folge des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) sind bereits seit 1. Januar 2007 sowohl die Anmeldungen zur Eintragung in das Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister in öffentlich beglaubigter Form als auch die weiteren Dokumente in Registersachen nur noch elektronisch einzureichen.

Die rechtlichen Grundlagen bilden:

Für Rechtsanwälte, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts – sieht § 130d Abs. 1 ZPO in der ab dem 1. Januar 2022 geltenden Fassung die sogenannte aktive Nutzungspflicht vor. Sie müssen also in den dort genannten Konstellationen mit der Justiz elektronisch über sichere Übermittlungswege kommunizieren. Hessen macht von der Option, die elektronische Einreichung von Schriftsätzen bereits ab dem 1. Januar 2021 per Verordnung verbindlich zu machen, keinen Gebrauch.

§ 130d ZPO ist eine Vorschrift, die erst am 1. Januar 2022 in Kraft tritt, aber bereits durch das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten beschlossen wurde. In diesem Gesetz findet sich auch die Option für die Länder, den Zeitpunkt auf den 1. Januar 2020 oder den 1. Januar 2021 vorzuziehen (Art. 24 Abs. 2 des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten). Aktuell beschränkt sich die bundesweite aktive Nutzungspflicht auf die Rücksendung von elektronischen Empfangsbekenntnissen nach § 174 Abs. 4 S. 3 ZPO für die in § 174 Abs. 1 ZPO genannten professionellen Prozessbeteiligten. Bürgerinnen und Bürger sind von allen genannten Verpflichtungen nicht betroffen.

Die Umsetzung des elektronischen Rechtsverkehrs erfolgt durch Bund und Länder gemeinsam.

Seit dem 1. Januar 2018 können vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen, schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen der Parteien sowie schriftlich einzureichende Auskünfte, Aussagen, Gutachten, Übersetzungen und Erklärungen als elektronisches Dokument bei Gericht eingereicht werden. Das elektronische Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden.

Die Einführung der sog. sicheren Übermittlungswege dient dem Ziel der Vereinfachung des elektronischen Rechtsverkehrs (§ 130a Abs.4 ZPO, § 46c Abs. 4 ArbGG, § 65a Abs. 4 SGG, § 55a Abs. 4 VwGO, § 52a Abs. 4 FGO und § 32a Abs. 4 StPO). Diese sind:

  1. der Postfach- und Versanddienst eines De-Mail-Kontos, wenn der Absender bei Versand der Nachricht sicher im Sinne des § 4 Absatz 1 Satz 2 des De-Mail-Gesetzes angemeldet ist und er sich die sichere Anmeldung gemäß §5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes bestätigen lässt,

  2. der Übermittlungsweg zwischen dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach nach § 31a der Bundesrechtsanwaltsordnung oder einem entsprechenden, auf gesetzlicher Grundlage errichteten elektronischen Postfach wie nun dem besonderen elektronischen Notarpostfach und der elektronischen Poststelle des Gerichts, sowie

  3. der Übermittlungsweg zwischen einem nach Durchführung eines Identifizierungsverfahrens eingerichteten Postfach einer Behörde oder einer juristischen des öffentlichen Rechts - dem besonderen elektronischen Behördenpostfach - und der elektronischen Poststelle des Gerichts.

Ein Schriftstück kann an einen Anwalt, einen Notar, einen Gerichtsvollzieher, einen Steuerberater oder an eine sonstige Person, bei der auf Grund ihres Berufes von einer erhöhten Zuverlässigkeit ausgegangen werden kann, eine Behörde, eine Körperschaft oder eine Anstalt des öffentlichen Rechts gegen Empfangsbekenntnis zugestellt werden (§ 174 ZPO). Der genannte Personenkreis bzw. Institutionen haben einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente zu eröffnen (§ 174 Abs. 3 ZPO).

Für Bürgerinnen und Bürger stehen für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Justiz die De-Mail und bei der Justiz registrierten Softwareprodukte zur Verfügung.

Nähere Informationen zur De-MailÖffnet sich in einem neuen Fenster werden auf dem De-Mail Informationsportal bereitgestellt. Es ist zu beachten, dass nach den Verfahrensordnungen nur sogenannte absenderbestätigte De-Mails im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs genutzt werden können. Für den rechtssicheren Versand per absenderbestätigter De-Mail müssen die einzureichenden elektronischen Dokumente und Dateien vom Absender elektronisch signiert sein. Eine einfache Signatur kann durch die Aufnahme des Namens, zum Beispiel in die Grußformel des Dokumentes, erfolgen.

Alternativ zur De-Mail stehen die bei der Justiz registrierten Softwareprodukte zur Verfügung. Diese nutzen den Standard Online Services Computer Interface (OSCI). Dieser Standard des IT-Planungsrates des Bundes und der Länder gewährleistet die sichere Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übertragung von Nachrichten. Für die rechtsverbindliche Nutzung der registrierten Softwareprodukte ist es notwendig, die bei der Justiz einzureichenden elektronischen Dokumente und Dateien jeweils einzeln qualifiziert elektronisch zu signieren. Dieser Schritt bildet elektronisch die persönliche Unterschrift ab. Nähere Informationen zu den bei der Justiz registrierten Softwareprodukten sind im Internetauftritt zumelektronischenGerichts- und VerwaltungspostfachÖffnet sich in einem neuen Fenster zu finden.

Nähere Informationen zur qualifizierten elektronischen SignaturÖffnet sich in einem neuen Fenster sind auf der Internetseite der Bundesnetzagentur zu finden.

Die technischen Anforderungen an die Übermittlung und Bearbeitung elektronischer Dokumente nach § 5 Abs. 1 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung und nach § 4 Justiz-Informationstechnik-Verordnung sind:

1. Zulässige Dateiversionen gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 1 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung sind bis mindestens 31. Dezember 2020

  • PDF einschließlich PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA und
  • TIFF Version 6;

2. gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 3 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung wird bis mindestens 31. Dezember 2018

  • die Anzahl elektronischer Dokumente in einer Nachricht auf höchstens 100 Dateien begrenzt und
  • das Volumen elektronischer Dokumente in einer Nachricht auf höchstens 60 Megabyte begrenzt;

3. zulässige physische Datenträger gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 4 der Elektronischer-Rechtsverkehr­-Verordnung sind bis mindestens 31. Dezember 2020

  • DVD und
  • CD;

4. qualifizierte elektronische Signaturen sind gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung bis mindestens 31. Dezember 2020 nach folgenden Vorgaben anzubringen:

  • Nach dem Standard CMS Advanced Electronic Signatures (CAdES) als angefügte Signatur ("detached signature"),
  • nach dem Standard PDF Advanced Electronic Signatures (PAdES) als eingebettete Signatur ("inline signature") gemäß ETSI EN 319 142-1 vl.1.1 oder ETSI TS 103 172 v2.2.2 oder
  • nach den Spezifikationen für Formate fortgeschrittener elektronischer Signaturen des Durchführungsbeschlusses (EU) 2015/1506 der Kommission vom 8. September 2015 zur Festlegung von Spezifikationen für Formate fortgeschrittener elektronischer Signaturen und fortgeschrittener Siegel, die von öffentlichen Stellen gemäß Artikel 27 Absatz 5 und Artikel 37 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt anerkannt werden (ABl. L 235 vom 9.9.2015, S. 37).

1. Elektronischen Anmeldungen zu den Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregistern gemäß § 12 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs soll jeweils eine gültige (valide) XML-Datei im Datenaustauschformat XJustiz nebst Fachmodul X.Justiz.Register beigefügt werden. Diese Datei soll mindestens die folgenden Angaben enthalten:

  • den Nachrichtentypen „HR-Beteiligter“,
  • das gerichtliche Aktenzeichen in der Schreibweise des Registertypen, eines Leerzeichens und der Registernummer, bei Neueingängen die Angabe „RegNEU“ sowie bei bereits angelegten AR-Sachen die Abteilungsnummer, ein Leerzeichen, den Registertypen „AR“, ein Leerzeichen, die laufende Nummer/die Jahreszahl.
  • die schlagwortartige Bezeichnung des Gegenstands der Anmeldung,
  • die aktuell eingetragene Firma bzw. der Name des Rechtsträgers, auf den sich die Anmeldung bezieht, bzw. bei einer Neuanmeldung die beantragte Firma bzw. der beantragte Name,
  • die Bezeichnung der Person des Einreichers der Anmeldung (in der Regel des Notars).

Die festgelegten Datensatzstrukturen sind veröffentlicht unter http://www.xjustiz.deÖffnet sich in einem neuen Fenster.

2. Die Signatur soll als gesonderte Datei (detached signature) und nicht als eingebettete Signatur (embedded bzw. inline signature) im elektronischen Dokument übersandt werden.

3. Dokumente sollen einzeln unter Zuordnung ihrer jeweiligen Dokumentenart und nicht in einer einzigen Datei eingereicht werden.
Dies gilt insbesondere für folgende Dokumentarten:

  • Gesellschafterlisten
  • Liste der Aufsichtsratsmitglieder
  • Gesellschaftsvertrag/Satzung/Statut (mit notarieller Übereinstimmungsbescheinigung)
  • Dauervollmachten
  • „Sonstige Dokumente“ bzw. „Dokumente zum internen Gebrauch“:
    • Urkunden aus dem Privatbereich (Erbschein, öffentliches Testament oder Erbvertrag, Heiratsurkunde, Adoptionsurkunde, Bestallungsurkunden usw.)
    • Geschäftsanteilsübertragungsverträge
    • Staatliche Genehmigungen

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