Elektronischer Rechtsverkehr

Ab dem 1. Januar 2022 sind formgebundene Eingaben der sog. professionellen Einreicher (Rechtsanwälte, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts) grundsätzlich nur noch auf elektronischem Wege zulässig. Einreichungen können daher entweder über die sicheren Übermittlungswege oder über ein einfaches, d.h. nicht absenderauthentifiziertes EGV-Postfach vorgenommen werden. Die normale E-Mail-Kommunikation ist für den förmlichen elektronischen Rechtsverkehr hingegen nicht zugelassen.

Hinsichtlich der aktiven Nutzungsverpflichtung bestehen in folgenden Bereichen Einschränkungen bzw. Besonderheiten:

Straf- und Bußgeldverfahren

In diesem Bereich besteht eine zwingendende Nutzungsverpflichtung nur für Verteidiger bzw. Rechtsanwälte und auch nur im Zusammenhang mit Rechtsmitteln (Berufung und Revision) sowie der Privat- und Nebenklage (§§ 32d StPO, 110c OWiG). Im Übrigen ist die elektronische Kommunikation derzeit nur als vorrangig zu nutzende Option ausgestaltet.

Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG)

Im Unterschied zu den übrigen Prozessordnungen besteht im Anwendungsbereich des FamFG kein generelles Schriftformerfordernis, an das die prozessuale Verpflichtung zur aktiven Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs allgemein anknüpfen könnte. Um zu vermeiden, dass insbesondere in grundrechtssensiblen Bereichen (z.B. Unterbringung, Fixierung oder Polizeigewahrsam) die aktive Nutzungsverpflichtung in ein generelles Formerfordernis umgedeutet wird, hat der Gesetzgeber im Zuge des ERV-Ausbaugesetzes eine entsprechende Klarstellung in § 14b FamFG vorgenommen. Hiernach besteht eine zwingende Nutzungsverpflichtung nur bei Bestehen eines gesetzlichen Schriftformerfordernisses (vgl. etwa § 64 Abs. 2 FamFG). Im Übrigen ist der elektronische Rechtsverkehr lediglich als Soll-Vorgabe ausgestaltet.

Die Umsetzung des elektronischen Rechtsverkehrs erfolgt durch Bund und Länder gemeinsam.

Bereits seit dem 1. Januar 2018 können vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen, schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen der Parteien sowie schriftlich einzureichende Auskünfte, Aussagen, Gutachten, Übersetzungen und Erklärungen als elektronisches Dokument bei Gericht eingereicht werden. Das elektronische Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden.

Die Einführung der sog. sicheren Übermittlungswege dient dem Ziel der Vereinfachung des elektronischen Rechtsverkehrs (§ 130a Abs.4 ZPO, § 46c Abs. 4 ArbGG, § 65a Abs. 4 SGG, § 55a Abs. 4 VwGO, § 52a Abs. 4 FGO und § 32a Abs. 4 StPO). Diese sind:

1. der Übermittlungsweg zwischen dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) nach § 31a der Bundesrechtsanwaltsordnung oder einem entsprechenden, auf gesetzlicher Grundlage errichteten elektronischen Postfach wie dem besonderen elektronischen Notarpostfach (beN) und der elektronischen Poststelle des Gerichts,
2. der Übermittlungsweg zwischen einem nach Durchführung eines Identifizierungsverfahrens eingerichteten Postfach einer Behörde oder einer juristischen des öffentlichen Rechts - dem besonderen elektronischen Behördenpostfach (beBPo) - und der elektronischen Poststelle des Gerichts,
3. der Übermittlungsweg zwischen einem nach Durchführung eines Identifizierungsverfahrens eingerichteten elektronischen Postfach einer natürlichen oder juristischen Person oder einer sonstigen Vereinigung und der elektronischen Poststelle des Gerichts – das elektronische Bürger- und Organisationspostfach (eBO) sowie,
4. der Übermittlungsweg zwischen einem nach Durchführung eines Identifizierungsverfahrens genutzten Postfach- und Versanddienst eines Nutzerkontos im Sinne des § 2 Absatz 5 des Onlinezugangsgesetzes und der elektronischen Poststelle des Gerichts.

Ein elektronisches Dokument kann an einen Anwalt, einen Notar, einen Gerichtsvollzieher, einen Steuerberater oder an eine sonstige Person, bei der auf Grund ihres Berufes von einer erhöhten Zuverlässigkeit ausgegangen werden kann, eine Behörde, eine Körperschaft oder eine Anstalt des öffentlichen Rechts elektronisch nur auf einem sicheren Übermittlungsweg zugestellt werden (§ 173 Abs. 14 ZPO). Der genannte Personenkreis bzw. Institutionen haben einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente zu eröffnen (§ 173 Abs. 2 ZPO).

Für Bürgerinnen und Bürger stehen für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Justiz die De-Mail, das eBO, das Nutzerkonto und bei der Justiz registrierten Softwareprodukte zur Verfügung.

Die bei der Justiz registrierten Softwareprodukte nutzen den Standard Online Services Computer Interface (OSCI). Dieser Standard des IT-Planungsrates des Bundes und der Länder gewährleistet die sichere Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übertragung von Nachrichten. Für die rechtsverbindliche Nutzung der registrierten Softwareprodukte ist es notwendig, die bei der Justiz einzureichenden elektronischen Dokumente und Dateien jeweils einzeln qualifiziert elektronisch zu signieren. Dieser Schritt bildet elektronisch die persönliche Unterschrift ab.

Nähere Informationen zu den bei der Justiz registrierten Softwareprodukten sind im Internetauftritt zum elektronischen Gerichts- und VerwaltungspostfachÖffnet sich in einem neuen Fenster zu finden.

Nähere Informationen zur qualifizierten elektronischen SignaturÖffnet sich in einem neuen Fenster sind auf der Internetseite der Bundesnetzagentur zu finden.

Das elektronische Bürger- und Organisationskonto (eBO) steht Bürgerinnen und Bürgern sowie privaten Organisationen zur Verfügung. Das eBO nutzt ebenfalls den OSCI-Standard und gewährleistet die sichere Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übertragung von Nachrichten. Für die Nutzung des eBO bedarf es einer Sende- und Empfangskomponente eines Drittproduktherstellers. Die abschließende Einrichtung des Postfachs setzt die Durchführung eines Identifizierungsverfahrens voraus.

Unter dem folgenden Link befinden sich weitere Informationen zum eBOÖffnet sich in einem neuen Fenster.

Die technischen Anforderungen an die Übermittlung und Bearbeitung elektronischer Dokumente nach § 5 Abs. 1 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung und nach § 4 Justiz-Informationstechnik-Verordnung sind gem. der aktuellen Elektronischer-Rechtsverkehr-BekanntmachungÖffnet sich in einem neuen Fenster:

1. Zulässige Dateiversionen gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 1 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung sind bis mindestens 31. Dezember 2022

• PDF einschließlich PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA und
• TIFF Version 6;

2. gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 2 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung ist die XJustiz-Nachricht „uebermittlung_schriftgutobjekte“ des XJustiz-Standards in der jeweils gültigen XJustiz-Version zu verwenden. Seit dem 31. Oktober 2021 ist die Version XJustiz 3.2 gültig. Einmal jährlich wird eine neue XJustiz-Version gültig werden. Sie löst die bis dahin gültige Version ab. XJustiz-Versionen werden immer 12 Monate vor Gültigkeit auf www.xjustiz.de veröffentlicht.

3. gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 3 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung wird bis zum 31. März 2022

• die Anzahl elektronischer Dokumente in einer Nachricht auf höchstens 100 Dateien begrenzt und
• das Volumen elektronischer Dokumente in einer Nachricht auf höchstens 60 Megabyte begrenzt;

4. zulässige physische Datenträger gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 4 der Elektronischer-Rechtsverkehr­-Verordnung sind bis mindestens 31. Dezember 2022

• DVD und
• CD;

5. qualifizierte elektronische Signaturen sind gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung bis mindestens 31. März 2022 nach folgenden Vorgaben anzubringen:

• Nach dem Standard CMS Advanced Electronic Signatures (CAdES) als angefügte Signatur ("detached signature"),
• nach dem Standard PDF Advanced Electronic Signatures (PAdES) als eingebettete Signatur ("inline signature") gemäß ETSI EN 319 142-1 v1.1.1 oder ETSI TS 103 172 v2.2.2 oder
• nach den Spezifikationen für Formate fortgeschrittener elektronischer Signaturen des Durchführungsbeschlusses (EU) 2015/1506 der Kommission vom 8. September 2015 zur Festlegung von Spezifikationen für Formate fortgeschrittener elektronischer Signaturen und fortgeschrittener Siegel, die von öffentlichen Stellen gemäß Artikel 27 Absatz 5 und Artikel 37 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt anerkannt werden (ABl. L 235 vom 9.9.2015, S. 37).

6. gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 6 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung sind die technischen Eigenschaften der Dokumente bis mindestens zum 31. Dezember 2022:

a) druckbar,

b) die Länge von Dateinamen beträgt maximal 90 Zeichen einschließlich der Dateiendungen und

c) Dateinamen enthalten nur

aa) alle Buchstaben des deutschen Alphabetes einschließlich der Umlaute ä, ö, ü und ß,

bb) alle Ziffern und

cc) die Zeichen Unterstrich und Minus,

dd) Punkte, wenn sie den Dateinamen von Dateiendungen trennen, und

ee) eine logische Nummerierung, wenn mehrere Dateien übermittelt werden.

1. Elektronischen Anmeldungen zu den Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregistern gemäß § 12 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs soll jeweils eine gültige (valide) XML-Datei im Datenaustauschformat XJustiz nebst Fachmodul X.Justiz.Register beigefügt werden. Diese Datei soll mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• den Nachrichtentypen „HR-Beteiligter“,
• das gerichtliche Aktenzeichen in der Schreibweise des Registertypen, eines Leerzeichens und der Registernummer, bei Neueingängen die Angabe „RegNEU“ sowie bei bereits angelegten AR-Sachen die Abteilungsnummer, ein Leerzeichen, den Registertypen „AR“, ein Leerzeichen, die laufende Nummer/die Jahreszahl.
• die schlagwortartige Bezeichnung des Gegenstands der Anmeldung,
• die aktuell eingetragene Firma bzw. der Name des Rechtsträgers, auf den sich die Anmeldung bezieht, bzw. bei einer Neuanmeldung die beantragte Firma bzw. der beantragte Name,
• die Bezeichnung der Person des Einreichers der Anmeldung (in der Regel des Notars).

Die festgelegten Datensatzstrukturen sind veröffentlicht unter http://www.xjustiz.deÖffnet sich in einem neuen Fenster.

2. Die Signatur soll als gesonderte Datei (detached signature) und nicht als eingebettete Signatur (embedded bzw. inline signature) im elektronischen Dokument übersandt werden.

3. Dokumente sollen einzeln unter Zuordnung ihrer jeweiligen Dokumentenart und nicht in einer einzigen Datei eingereicht werden.
Dies gilt insbesondere für folgende Dokumentarten:

• Gesellschafterlisten
• Liste der Aufsichtsratsmitglieder
• Gesellschaftsvertrag/Satzung/Statut (mit notarieller Übereinstimmungsbescheinigung)
• Dauervollmachten
• „Sonstige Dokumente“ bzw. „Dokumente zum internen Gebrauch“:
  • Urkunden aus dem Privatbereich (Erbschein, öffentliches Testament oder Erbvertrag, Heiratsurkunde, Adoptionsurkunde, Bestallungsurkunden usw.)
  • Geschäftsanteilsübertragungsverträge
  • Staatliche Genehmigungen

1. Für die Entgegennahme elektronischer Dokumente in Grundbuchsachen ist zur Entgegennahme ausschließlich das direkt adressierbare elektronische Postfach des jeweiligen Grundbuchamtes bestimmt.
Wichtiger Hinweis: Die Einreichung bei dem Postfach des jeweiligen Amtsgerichts ist nicht ausreichend!

2. Elektronischen Anträgen zu Grundbuchsachen soll jeweils eine gültige (valide) XML-Datei im Datenaustauschformat XJustiz nebst Fachmodul für das bundeseinheitliche Datenbankgrundbuch (DABAG) beigefügt werden.

Für die Erstellung des XJustiz-Datensatzes gelten im Übrigen folgende Regeln:

- Der Dateiname muss xjustiz_nachricht.xml lauten.

- Aktenzeichen

• Die Zeichenanzahl zum Aktenzeichen im Feld UR‑Nr./Eigenes Az. (Maske »Grundbesitz«) darf 20 Zeichen nicht überschreiten.
• Keine Steuerzeichen im Aktenzeichen/in der URNr. Folgende Zeichen in den Feldern für Aktenzeichen und URNr. nicht verwenden: $ & % ' ' (Hochkomma, Apostroph) # ^
• Bezeichnung »UR:« Im Feld UR-Nr./Eigenes Az. nicht »UR« vor die Urkundennummer schreiben (Maske "Anlagen/Dokumente") da »UR« automatisch von SolumSTAR hinzugefügt wird.

- Grunddaten (Vorbelegung prüfen)

• Bei mehreren beteiligten Grundbuchblättern muss der jeweils zugehörige Grundbuchbezirk (Grundbuch von) ausgewählt sein.

- Angaben der Beteiligten

• Die Rollenbezeichnung muss bei jedem Beteiligten angegeben werden.
• Keine Hervorhebung des Rufnamens: Es dürfen keine Sonderzeichen oder Unterstreichung bei der Angabe mehrerer Vornamen zum Verdeutlichen des Rufnamens eingegeben werden.
• Feld Adresszusatz: In das Feld Adresszusatz gehören nur die c/o-Angaben. Hausnummernzusätze wie das »a« bei »28a«" sind im Feld »Hausnr.« einzutragen.
• Zeichengleiche Bezeichnung des Gläubigers: Die Bezeichnung des Gläubigers muss zeichengleich dem Eintrag in der Urkunde entsprechen. Beispiel: Steht in der Urkunde »Deutsche Kreditbank Aktiengesellschaft«, darf nicht »Deutsche Kreditbank AG« übermittelt werden (Bezeichnung in der Urkunde ist für die Grundbucheintragung relevant, vorbelegt werden die Daten aus dem XML-Datensatz).
• Angabe des Gläubigersitzes: Bei Gläubigern ist der im Handelsregister vermerkte Sitz anzugeben, keine abweichenden Postanschriften. Sollen Postanschriften gesondert beachtet werden, so können die Gläubiger nochmals als sonstige Beteiligte erfasst werden.

- Bezeichnung des Belastungsgegenstands

• Sind mehrere Flurstücke unter einer BV-Nummer gebucht und es sollen nicht alle belastet werden, so sind die betroffenen Flurstücke als Belastungsgegenstände einzeln zu erfassen.
• Flurstücke sind grundsätzlich vollständig mit Gemarkung zu erfassen. 

3. Die Signatur soll als gesonderte Datei (detached signature) und nicht als eingebettete Signatur (embedded bzw, inline signature) im elektronischen Dokument übersandt werden.

4. Dokumente sollen einzeln unter Zuordnung ihrer jeweiligen Dokumentenart und nicht in einer einzigen Datei eingereicht werden. Die Dokumentennamen dürfen nicht länger als 90 Zeichen sein (einschließlich Dateiendung).

5. Von der Verpflichtung zur elektronischen Einreichung sind ausgenommen:

• Pläne und Zeichnungen, die ein größeres Format als DIN A3 aufweisen und
• mit Plänen oder Zeichnungen gemäß § 44 des Beurkundungsgesetzes verbundene Dokumente, soweit es sich nicht um Urkunden des antragstellenden oder eines mit ihm zur gemeinsamen Berufsausübung verbundenen Notars handelt, sofern zumindest die in Abs. 2 Nr. 2 JustITV genannten Angaben in strukturierter maschinenlesbarer Form übermittelt werden.